Processus de transition lors de l’ouverture de RI et de RTF

Par Cathy Pouliot, conseillère au suivi de la qualité en RI-RTF

En décembre 2022, l’équipe RI-RTF à effectuer une cueillette d’information auprès d’un échantillon de responsables de ressources qui ont signé une entente dans les deux dernières années.

L’équipe en charge du recrutement et de la signature des ententes ainsi que l’équipe assignée au suivi de la qualité des services à la Direction de la qualité, de l’évaluation, de la performance et de l’éthique (DQEPE) ont revisité le processus afin d’inclure une transition à l’ouverture de nouvelles ressources pour mieux les soutenir rapidement au début de leur nouveau projet.

Les témoignages et opinions obtenus lors des entrevues avec les responsables ciblés ont favorisé une réflexion plus exhaustive en ce qui a trait à leurs besoins et attentes. Les forces, les difficultés vécues en cours de processus ainsi que les pistes d’amélioration identifiées lors de ces échanges ont été considérées.

Parmi les pistes d’amélioration retenues, les étapes suivantes sont dorénavant prévues :

  • Planifier une rencontre avant chaque début d’activités d’une nouvelle RI ou RTF avec tous les acteurs impliqués au dossier de la ressource et des usagers;
  • Préparer le premier contact avec le(s) nouveau(x) responsable(s) de la ressource et s’assurer que les informations utiles soient transmises;
  • Planifier une rencontre pour expliquer le contenu du cartable, les rôles respectifs, et ce en présence de l’intervenant au suivi de la qualité et de la classificatrice;
  • Élaborer et remettre aux nouveaux responsables un document explicatif des modalités administratives tel que la rétribution, les réclamations mensuelles et le tableau de présence ainsi qu’une liste regroupant les principales coordonnées des partenaires nécessaires dans le cadre le leur fonction;
  • S'assurer que les correspondances acheminées aux ressources soient faites uniquement au type de milieu de vie concerné (santé publique, gestion du risque en sécurité incendie, critère du ministre, formations, etc.).

Merci à tous les responsables de ressources qui ont accepté de collaborer aux entrevues dans le cadre de ce projet. Vos témoignages, vos commentaires constructifs ainsi que votre ouverture face au changement ont été d’une grande importance pour permettre cette réalisation. L’ensemble des commentaires reçus ont été tenus en compte et pourront être considérés dans le cadre de travaux futurs.

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