Guide du télétravailleur

Bienvenue dans le Guide du télétravailleur!

Ce guide a été conçu pour vous accompagner dans votre expérience du télétravail et vous aider à tirer le meilleur parti de cette modalité. Vous y trouverez des conditions favorables pour encadrer les pratiques de télétravail. L'objectif est de faciliter une transition vers le télétravail tout en entretenant un environnement propice à la réussite professionnelle et au bien-être personnel. 

Fondements et principes essentiels à retenir du télétravail

  • Préparation au télétravail : L’octroi du télétravail nécessite un échange étroit entre le supérieur immédiat et l’employé et est accessible aux membres du personnel dont les fonctions permettent le travail à distance.
  • Maintien du service : Le télétravail ne doit pas compromettre la continuité, la qualité et l'accessibilité des services à la clientèle.
  • Coresponsabilité : Le bon fonctionnement du télétravail repose sur une coresponsabilité entre l'employeur et l'employé.
  • Équilibre travail-vie personnelle : Le télétravail ne remplace pas les jours de repos ou de maladie. La vie personnelle ne doit pas empiéter sur les heures de travail en télétravail.
  • Approbation et résiliation : Les demandes de télétravail doivent être approuvées par le supérieur et l'employeur peut mettre fin au télétravail avec un préavis de 10 jours.
  • Responsabilités du télétravailleur : Le télétravailleur doit respecter les lois, les normes, les politiques et les directives en portant une attention particulière à la sécurité de l'information et à la confidentialité.
  • Présence requise : Si nécessaire, le supérieur peut demander au télétravailleur de se rendre sur le site pour certaines tâches. Vous devrez déterminer avec le gestionnaire d’un port d’attache.

Responsabilités de l’employé : Les critères d’admissibilité et les modalités d’application du télétravail

L'employé doit :

  • Présenter des prédispositions facilitant la réalisation d’un télétravail efficace telles que l’autonomie professionnelle, un bon sens de l’organisation, de la discipline et une bonne capacité à gérer ses priorités;
  • Compléter sa période de probation ou avoir complété une période de familiarisation satisfaisante dans ses fonctions;
  • Disposer d’un environnement de télétravail adéquat, muni notamment d’un mobilier et d’un éclairage conformes aux bonnes pratiques ergonomiques qui permettent de prévenir les accidents et les blessures;
  • Détenir une connexion Internet à haute vitesse pouvant maintenir un accès à distance de qualité;
  • Être joignable pendant les heures de travail comme il l’aurait été à son port d’attache;
  • Avoir signé l’Engagement de confidentialité et au respect de la Politique de sécurité de l’information du CISSS de Chaudière-Appalaches.

En cas de panne

L'employé doit rapidement en informer son gestionnaire et convenir d'une des options suivantes :

  1. Réaménager l'horaire pour reporter les heures non travaillées.
  2. Effectuer d'autres tâches pertinentes ne nécessitant pas d'équipement informatique.
  3. Se déplacer au port d'attache en cas de besoin.

Vous avez une demande ou un incident informatique?

Pour créer une demande, cliquez sur l'icône Octopus de votre bureau.

Pour toute urgence, communiquez avec le Centre d’assistance en ressources informationnelles (CARI) : 

  • 17100 (poste interne)
  • (418) 835-7100 (numéro externe)

Conseils pratiques à adopter en télétravail

Aménager son espace de télétravail

  • S’assurer d’avoir un espace de travail dédié qui soit ergonomique et isolé pour réduire les distractions et les risques de blessures.
  • Avoir accès et maitriser les logiciels facilitant le travail à distance
  • Se référer aux outils disponibles sur l’intranet pour mieux aménager son espace de télétravail. Or, en cas de difficulté par rapport à l’ergonomie de votre bureau, s’adresser à son gestionnaire qui va pouvoir remplir le formulaire de demande d’évaluation ergonomique selon la nouvelle trajectoire, afin d’avoir de l’aide d’un agent du Service prévention, santé et sécurité au travail (SPSST).
     
  • Références pertinentes pour un espace de travail ergonomique :

Entretenir des liens sociaux, une responsabilité partagée

  • Organiser des réunions régulières pour discuter des projets, des objectifs et des connaissances au sein de l’équipe.   
  • Organiser des événements virtuels informels :
    • Pauses-café virtuelles;
    • Jeux virtuels ou activités de team-building;
    • Partager des bons coups et des succès individuels et d’équipe;
    • Célébrer les anniversaires et autres occasions spéciales.
  • Créer divers canaux de communication d’équipe dans Teams (ex : échanges d’informations, conversations pour le plaisir, etc.)

 

Organiser son travail à distance

  • Informer vos collègues dans la mesure du possible de vos modifications d'horaire.
  • Adopter une tenue vestimentaire appropriée même dans un contexte virtuel.
  • Ne pas oublier de prendre ses pauses pour maintenir votre bien-être physique et mental.
  • Utiliser des fonctionnalités de statut sur les plateformes de messagerie pour indiquer si vous êtes disponible, occupé, en pause, etc.
  • Si vous n'êtes pas disponible, tenter d’indiquer quand vous prévoyez de répondre.
  • Utiliser des outils de collaboration en ligne pour faciliter l’échange et le partage d'informations avec vos collègues.

 

Adopter de saines habitudes de vie en télétravail

  • Faire des petites séances d'exercice ou d’étirements régulièrement pour maintenir votre bien-être physique et mental.
  • Sortir prendre l’air pour vous changer les idées.
  • Éteindre votre ordinateur et désactiver les notifications professionnelles en dehors des heures de travail pour favoriser une déconnexion et maintenir un équilibre sain.

Prendre soin de soi et des autres

Repérer les signaux de stress et de détresse psychologique

Voici des manifestations auxquelles il faut porter attention. Être particulièrement attentifs aux changements d’habitudes. Garder à l’esprit que ceux-ci peuvent passer plus facilement inaperçus en contexte de télétravail.

Lorsqu’il y a présence de signaux de détresse…

Favoriser le plus possible les contacts directs avec la personne en lien ou non avec le travail.

  • Pour approcher un collègue :
    • Favoriser un contact verbal, solliciter une rencontre téléphonique ou sur Teams et prendre de ses nouvelles
    • Vérifier vos impressions auprès de la personne (j’ai remarqué que… j’aimerais prendre de tes nouvelles…)
    • Si la personne refuse de se confier, n’insistez pas et informez-la que vous demeurez disponible pour elle
       
  • Assurez-vous d’un contexte favorable à l’écoute et aux échanges :
    • Prendre le temps et éviter les distractions (courriels ou autres)
    • Favoriser la confidentialité et rassurer la personne sur ce point. Utiliser des écouteurs au besoin.
    • Assurez-vous que la personne est dans un contexte favorable pour parler.

N.B. : Si vous n’êtes pas dans un contexte favorable pour écouter la personne, l’informer et convenir d'un autre moment pour discuter ou la diriger vers une autre personne qui pourrait mieux répondre à ses besoins.

Ressources d'aide disponibles

Si vous ressentez de la détresse ou si vous en percevez chez un collègue, n’hésitez pas à interpeller votre gestionnaire ou à encourager la personne à en discuter avec le sien.

Vous pouvez consulter le répertoire des ressources sur le lien suivant.

Conclusion

En intégrant les conseils et les bonnes pratiques présentés dans ce guide, vous êtes maintenant préparé et équipé pour faire face de manière efficace au télétravail tout en veillant à votre bien-être mental.

Pour toute question non abordée dans ce guide, veuillez vous référer à la politique et la procédure de télétravail.
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