Politique sur les frais de déplacement et de représentation

La Politique sur les frais de déplacement et de représentation est en vigueur depuis le 1er octobre 2016. Elle a fait l'objet d'une révision à compter du 2 février 2020. Elle s'adresse à tous les employés, gestionnaires, bénévoles, stagiaires, médecins et médecins résidents de même qu'aux membres du conseil d'administration qui souhaitent effectuer une demande de remboursement de leurs frais de déplacement et de représentation.

Dans le cas où le texte diffère des dispositions prévues aux conventions collectives, aux ententes nationales, aux circulaires du MSSS et aux directives du Conseil du Trésor applicables, celles-ci auront préséance sur le texte de la présente politique.

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Coordonnées des responsables

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Équipe de fusion
fusion_si_grhpaie12.cissscaanti-spam@anti-spamssss.gouv.qcanti-spam.anti-spamca
418 380-8996, poste 87366

Traitement des frais de déplacement

Responsable du traitement
FraisDeDeplacement.cissscaanti-spam@anti-spamssss.gouv.qcanti-spam.anti-spamca
418 338-7777, poste 54515

Foire aux questions

Modalités de réclamation

À quelle fréquence et par quel moyen dois-je soumettre ma réclamation de frais de déplacement et de représentation?

Le personnel doit transmettre sa réclamation selon les modalités suivantes :

Catégories de personnelFréquence de réclamationMoyen
Employés (personnel salarié et personnel d'encadrement)À chaque période de paiewww.mondossiercisssca.com
Autres (bénévoles, stagiaires, médecins et membres du conseil d'administration)À chaque période financièrepayables.cissscaanti-spam@anti-spamssss.gouv.qcanti-spam.anti-spamca

Aucune réclamation excédant six mois ne sera remboursée.

Pièces justificatives

Est-ce que les pièces justificatives sont requises?

Les pièces justificatives sont toujours requises sauf pour le remboursement des frais de kilométrage.

 

Type de frais de déplacementPièce justificative
RepasRequise
StationnementRequise
HébergementRequise
Inscription (formation et colloque)Requise
Assurance affairesRequise
KilométrageNon requise

Dans tous les cas, les pièces justificatives doivent être jointes à la réclamation.

 

 

 

Frais de transport

Kilométrage

Quel est le taux de remboursement du kilométrage?

L'employé autorisé à utiliser son véhicule automobile personnel aux fins d'un déplacement reçoit une indemnité établie selon les modalités suivantes

Catégories de personnelPour les premiers 8 000 km
d'une année
Pour le kilométrage excédant
8 000 km d'une année

Tous les membres du personnel sauf :
Sages-femmes
Pharmaciens
Biochimistes cliniques
Physiciens médicaux
Médecins résidents

À compter du 1er avril 2020
0,480 $/km
À compter du 1er avril 2020
0,440 $/km

Sages-femmes
Pharmaciens
Biochimistes cliniques
Physiciens médicaux

À compter du 1er avril 2020
0,480 $/km
À compter du 1er avril 2020
0,440 $/km
Médecins résidentsÀ compter du 1er juillet 2019
0,440 $/km
À compter du 1er juillet 2019
0,395 $/km

 

 

 

Indemnité journalière

Lorsque j'utilise mon véhicule personnel, est-ce qu'un montant minimal ou forfaitaire est applicable pour le remboursement de mes frais de kilométrage?

Aucun montant minimum ou forfaitaire n'est applicable, sauf si une telle compensation est prévue aux ententes nationales ou locales de votre convention collective.

Catégories de personnelIndemnité minimale de kilométrage

Tous les membres du personnel sauf :
Sages-femmes
Pharmaciens
Biochimistes cliniques
Physiciens médicaux
Médecins résidents

Non applicable

Sages-femmes
Pharmaciens
Biochimistes cliniques
Physiciens médicaux

11,75 $ par jour d'utilisation autorisée
d'un véhicule automobile personnel
Médecins résidentsNon applicable

Prime assurance affaires

Est-ce que j'ai droit au remboursement de ma prime assurance affaires?

Le personnel salarié et les gestionnaires ont droit au remboursement, une fois par année, de la surprime pour l'assurance affaires qu'ils ont dû engager jusqu'à concurrence de 300 $.

Une preuve du paiement doit être présentée au moment de la réclamation. Cette preuve doit préciser le détail du calcul de la surprime affaires.

Pour le personnel salarié des catégories 1 (FIQ), 2 (FTQ), 3 (CSN) et 4 (APTS) : l'usage de l'automobile personnelle doit être requis pour l'année de référence.

 

 

Frais de repas

Repas

À quel remboursement ai-je droit pour les frais de repas?

Les frais de repas doivent avoir été préalablement autorisés et le coût réel est remboursé sur présentation de pièces justificatives, et ce, jusqu'à concurrence des montants maximaux admissibles, incluant le pourboire et les taxes.

REPASRemboursement maximal
(per diem)
Pour le déjeuner10,40 $
Pour le dîner14,30 $
Pour le souper21,55 $

Les frais de repas des cadres et des hors-cadres engagés lors d'un déplacement peuvent être remboursés selon les frais réels et raisonnables.

Alcool

Est-ce que les frais d'alcool peuvent donner droit à un remboursement?

Aucune boisson alcoolisée ne sera remboursée.

Boîte à lunch

Est-ce que j'ai droit à une compensation si j'apporte ma boîte à lunch lors d'un déplacement?

De façon générale, les frais de boîte à lunch ne sont pas admissibles à un remboursement sauf pour certaines catégories de personnel tel qu'il est mentionné dans le tableau suivant :

Catégories de personnelAdmissibilité des frais de boîte à lunchModalités de remboursement si applicables

Tous les membres du personnel sauf :
Sages-femmes
Pharmaciens
Biochimistes cliniques
Physiciens médicaux

NonNon applicable
Sages-femmes
Pharmaciens
Biochimistes cliniques
Physiciens médicaux
Oui

L'employé qui apporte son repas de son domicile ou qui assume le coût de la nourriture qu'il apporte sur place a droit à une indemnité forfaitaire maximale de 21,45 $ par jour établie comme suit :

Pour le déjeuner : 5,25 $
Pour le dîner : 8,10 $
Pour le souper : 8,10 $

Frais d'hébergement

Hébergement dans un hôtel

Est-ce qu'il y a un montant maximal pour le remboursement des frais d'hébergement hôtelier?

Les frais d'hébergement engagés sont remboursés selon le coût réel et sur présentation de pièces justificatives. Dans tous les cas, les frais d'hébergement doivent être raisonnables et justifiés. Seule la portion raisonnable et justifiée peut donner droit à un remboursement. Cependant, toute réservation d'hébergement à un tarif supérieur à 200 $ par nuitée doit faire l'objet d'une autorisation préalable par le supérieur immédiat.

Lors d'une nuitée dans un établissement hôtelier, une allocation quotidienne est également versée au personnel selon les modalités suivantes : 

Allocation quotidienne lors d'un coucher dans un établissement hôtelier :5,85 $

Hébergement chez un parent ou un ami

Ai-je droit à une allocation si je séjourne chez un parent ou un ami dans le cadre de mon déplacement?

Allocation quotidienne lors d'un coucher chez un parent ou un ami
Catégories de personnelAllocation quotidienne par nuitée

Tous les membres du personnel sauf :
Sages-femmes
Pharmaciens
Biochimistes cliniques
Physiciens médicaux

22,25 $
Sages-femmes
Pharmaciens
Biochimistes cliniques 
Physiciens médicaux
43,75 $

Joindre l’équipe de la paie

  • Courriel : servicedelapaie.cissscaanti-spam@anti-spamssss.gouv.qcanti-spam.anti-spamca
  • Centrale d’appel : 1 855 228-3300 ou de l’interne, poste 84567
  • Horaire de la centrale d’appel : de 8 h à 12 h et de 13 h à 16 h
  • Personnel de la centrale d’appel :

    • Véronique Jean (gestion boîte courriel)
    • Lorraine Lapointe (gestion boîte vocale)
    • Renée Moisan (gestion boîte vocale)

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